Experience Cloudにおける組織の共有設定
本記事では、Experience Cloudにおける組織の共有設定の利用した外部ユーザーへのレコードアクセス権の付与の方法について解説します。
共有設定の基本
Salesforceでは、共有設定を利用してレコードのアクセス権を管理します。これには以下のような要素が含まれます：
- 組織の共有設定
- ロール階層
- 共有ルール
- 共有セット
- 手動共有
この中で、「組織の共有設定」は一番ベースとなる部分のアクセス権を設定するものです。
組織の共有設定へアクセス
[設定] > [共有設定]
ページから組織の共有設定を編集できます。
内部ユーザーへのレコードアクセス権を設定するのが「デフォルトの内部アクセス権」
外部ユーザーへのレコードアクセス権を設定するのが「デフォルトの外部アクセス権」です。
選択肢は基本的には下記3つです。
- 非公開
- 公開/参照のみ
- 公開/参照・更新可能
「デフォルトの外部アクセス権」を「デフォルトの内部アクセス権」よりゆるく設定することはできません。
組織の共有設定はベースとなるアクセス権を決定するものです。
そのオブジェクトのすべてのレコードに適用されます。
もし外部ユーザのなかでもこの人には見せたい、見せたくないといったケースの場合は、
組織の共有設定は[非公開]にしておき、
別の共有方法で見せたい人にのみ共有していく、ということになります。
ユースケース①
「お知らせ」オブジェクトのレコードは全外部ユーザーがアクセス（参照のみ）できるようにする
→「お知らせ」のデフォルトの外部アクセス権を「公開/参照のみ」に設定
ユースケース②
「ケース」オブジェクトのレコードには全外部ユーザーがアクセスできないようにする
→「ケース」のデフォルトの外部アクセス権を「非公開」にする
ユースケース③
「商談」オブジェクトのレコードは、特定の外部ユーザーのみアクセスできるようにする（他の外部ユーザーはアクセスできない）
→「商談」のデフォルト外部アクセス権を「非公開」にして、共有ルール等で特定の外部ユーザーにのみアクセス権を与える
まとめ
デフォルトの外部アクセス権を「非公開」にしていないことで予期せず外部ユーザーにデータを公開していたということもあるので、きちんと理解しておきましょう。
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